根据公司法令，一旦公司注册，每个私人有限公司都必须遵守公司法令的所有条规。公司法令的条款何其繁多，也牵涉很多需要遵守的流程和细节等等，往往公司董事也未必熟悉。公司董事若需要负责公司的运作，则无暇了解公司所需要遵守的法律，条规和种种细节。
在这时候，公司秘书就扮演着举足轻重的角色。根据公司法第235条文，每家私人有限公司都必须委任一名公司秘书。第235条文明文规定，公司至少需要一名公司秘书，并且必须是（a）自然人，（b）18岁及以上和（c）马来西亚永久居民的公民。换句话说，只有个人才能担任公司的公司秘书。有些公司将公司秘书的职位外包给其他管理公司或商业咨询公司。在这种情况下，公司将任命由管理公司或公司提名的人以担任公司秘书。
为确保只有合资格人士获委任为公司秘书，第235（2）条文阐明，除非是规定的指定机构成员或者是获得公司注册处处长（Registrar of Companies）的批准，否则任何人均不得担任公司秘书。指定的机构已经列明在2016年公司法令第4条附表中，这也包括马来西亚特许秘书和行政人员协会（MAICSA）,马来西亚会计师协会（MIA），马来西亚律师公会（Bar Council）, 马来西亚秘书协会（MACS）,马来西亚注册会计师公会（MICPA），沙巴律师协会（SLA）以及砂拉越律师协会（AAS）。
根据公司法令238条文，除非得到法院的批准下可以继续，以下的人不具有担任公司秘书的资格：被裁定破产者；因犯下其中有关的罪行，与公司管理有关的罪行，涉及贿赂，欺诈或不诚实的罪行；违反了作为董事的义务，即未行使合理的谨慎和技能；不当使用公司财产，公司信息，公司职位，利益冲突；涉及董事或主要股东的重大价值交易；公司未能保留适当的账户或者不正确的交易。
值得一提的是，被取消公司秘书资格的人只有在事先获得法院批准的情况下，才能继续担任公司秘书的职务。如果他在未经法院批准的情况下继续担任公司秘书的职务，他以及每位明知却还允许他继续担任公司秘书的董事均属犯罪。
之前遇到有人提问到，公司秘书既然是受雇于公司，公司秘书能不能自行辞职呢？ 除非公司秘书签订了相反的合同，否则他可以随时向董事会提交辞职信函。必须强调的是，公司法令第249条文强调，公司秘书的职位不能空缺超过30天。因此，公司必须在辞职生效日开始30天结束前任命另一名公司秘书代替。
公司法令第237条文也阐明，如果公司秘书无法与公司所有董事在其各自的已知住所地址进行通信，公司秘书可以出信要求辞职。公司秘书在卸任是不能卸下任何行为或遗漏承担任何的责任。因此，如果公司秘书股无法与董事进行书信沟通，则应立即采取行动，要求辞职。
至于公司秘书的罢免，公司法令也有规定了如何罢免公司秘书的程序。但是值得注意的是，公司法令内的程序不是绝对的，公司也需要注意公司章程或者任何任命时签署的合约条款。在日常运作中，罢免公司秘书和任命另一个公司秘书以代替他通常将同时进行。
黄康贤
执业律师
中国驻马大使馆法律领事保护
华总国际外交事务秘书处法律组组长
（2018-2019）
华总青全国法律局副主任
律师有话说创办人
律师来新村发起人
报馆法律专栏作者
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